Salah satu pendekatan yang paling penting dalam proses kinerja adalah kebutuhan untuk mengintegrasikan alat analitik ke dalam sistem perusahaan. Proses ini memberikan wawasan yang diperlukan untuk menghadapi kinerja yang lebih baik, serta membuat keputusan yang lebih baik.
Proses berikut akan memungkinkan langkah-langkah strategis untuk memperhatikan implementasi alat analitik yang efektif dan efisien di perusahaan.
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis Sebelum mengintegrasikan alat analitik
langkah pertama adalah pemahaman kebutuhan bisnis yang spesifik. Perusahaan harus ditentukan di area mana yang memerlukan analisis data, mis. baik itu pemasaran, penjualan, manajemen operasional, atau pelayanan pelanggan.Melakukan pemahaman ini, perusahaan dapat memilih alat analitik yang sesuai dan bermanfaat dalam mencapai tujuan strategis tertentu.
Contoh: jika perusahaan mengamankan kampanye pemasaran, maka Google Analytics atau lainnya adalah alat pemasaran pelanggan yang relevan. Jika efisiensi operasional adalah tujuan, maka perusahaan dapat menggunakan BI seperti Tableau atau Power BI.
2. Pilih Alat Analitik yang Tepat Setelah identifikasi kebutuhan bisnis
langkah selanjutnya adalah pemilihan alat analitik yang sesuai. Alat analitik merupakan alat yang beragam, mampu menangani analisis data besar dan lainnya yang menjalankan perilaku pelanggan. Selanjutnya, perusahaan harus memilih alat yang mudah diintegrasikan dengan sistem yang sebelumnya, serta dengan kapasitas teknis masing-masing.
Faktor yang perlu dipertimbangkan meliputi hasil dan kemudahan penggunaan alat, fleksibilitas integrasi, dan kemampuan skala.
3. Siapkan Infrastruktur Data
Sebelum alat analitik dapat digunakan, pastikan infrastruktur data perusahaan Anda siap untuk diintegrasikan dengan alat baru. Data harus diatur dengan baik dan diakses secara terpusat, memudahkan proses analisis. Jika data hanya ada di beberapa sistem yang tidak terhubung, maka proses pengumpulan dan analisis akan menjadi tidak efisien.
Langkah-langkah yang akan membantu Anda mencapai hal ini:
* Konsolidasikan data dari berbagai sumber dalam satu platform terpusat, seperti cloud storage.
* Pastikan bahwa data Anda sudah bersih dan tidak ada duplikasi.
* Terapkan standar pengelolaan data untuk menjaga integritas dan keamanan data Anda.
4. Tentukan KPI dan Tujuan Pengukuran
Sebelum Anda mulai melakukan analisis, sesuaikan metrik kunci atau Key Performance Indicators dengan model bisnis Anda. Mereka akan menjadi parameter utama yang akan diukur dengan alat analitik untuk menetapkan kinerja dan kemajuan bisnis.
Misalnya, itu bisa:
* Pemasaran: Laju konversi, ROI untuk kampanye pemasaran, dan tingkat keterlibatan pelanggan.
* Penjualan: Tingkat penjualan, ARPU, tingkat retensi pelanggan.
* Operasional: Waktu siklus produksi, tingkat efisiensi sumber daya, dll.
5. Integrasikan Alat Analitik dengan Sistem yang Ada
Selanjutnya, Anda perlu mengintegrasikan alat analitik dengan sistem perusahaan yang sudah ada. Ini bisa melibatkan integrasi dengan CRM, platform e-commerce, atau ERP mirip layanan. Beberapa alat analitik menawarkan proses integrasi bawaan, tetapi seringkali ini memerlukan adaptasi atau pekerjaan mendetail.
Tips:
Bekerjasama dengan tim IT atau penyedia layanan untuk mengonfigurasikan integrasi.
Jika tidak ada integrasi bawaan, Anda bisa menggunakan API.
6. Pelatihan untuk Tim dan Pengguna
Setelah alat terintegrasi, sangat penting untuk melatih tim yang akan menggunakan alat tersebut. Pastikan pengguna utama memahami cara kerja alat, cara mengakses data, membuat laporan, dan menginterpretasikan hasil analisis.
Pelatihan yang tepat akan memastikan seluruh tim mampu menggunakan alat analisis secara efektif dan memperoleh manfaat maksimal darinya. Langkah-langkah pelatihan adalah sebagai berikut:
* Sesi pelatihan formal atau lokakarya
* Panduan instruksional atau tutorial video
* Penggunaan alat secara berkala dan eksperimen dengan fitur-fiturnya.
7. Pengujian dan Validasi
Sebelum implementasi penuh, uji alat analisis untuk memastikan bahwa data yang dihasilkan akurat dan bermanfaat. Periksa apakah alat dapat memproses data seperti yang diharapkan dan apakah laporan yang dicapai sesuai dengan KPI yang diharapkan. Validasi analisis untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan selama integrasi.
8. Implementasi Penuh dan Penggunaan Reguler
Setelah pengujian berhasil dan alat siap digunakan, langkah selanjutnya adalah implementasi penuh dalam proses operasional harian. Sertakan jadwal rutin untuk penggunaan alat, baik sesi mingguan, bulanan, atau triwulanan. Gunakan analisis untuk menginformasikan keputusan bisnis, mengembangkan laporan kinerja, atau menyesuaikan strategi bisnis.
Rekomendasi:
* Dasbor yang terus diperbarui secara real-time untuk memantau data baru
* Penggunaan alat di berbagai departemen untuk memberi manfaat pada setiap aspek bisnis
9. Evaluasi dan Optimisasi
Setelah alat analitik berhasil diintegrasikan, evaluasi berkala harus dilakukan untuk memastikan bahwa alat tersebut tetap relevant dengan kebutuhan bisnis. Tinjau hasil analitik alat dan tinjau kembali kinerja alat tersebut untuk mengetahui bagaimana kondisi yang perlu dilakukan perbaikan atau optimasi. Jika perlu, alat analitik tersebut dapat diperbarui atau diganti karena kondisi perusahaan yang berubah setiap saat.
10. Pertimbangkan Keamanan dan Privasi Data
Dalam banyak kasus, data yang dianalisis menggunakan alat ini termasuk data berskala besar yang mungkin berisi informasi sensitif seperti data pelanggan, data transaksi keuangan perusahaan, dan bahkan rahasia bisnis perusahaan. Pastikan alat analitik yang digunakan mematuhi standar keamanan yang ketat, seperti enkripsi data, antar muka control keamanan, dan data privacy policy sesuai standar GDPR atau peraturan lain data protection yang berlaku.
Kesimpulan
Mengintegrasikan alat analitik ke dalam sistem perusahaan bukanlah tugas yang mudah, tetapi dengan langkah-langkah tersebut diatas, perusahaan akan memperoleh manfaat maksimal dari data yang mereka miliki. Dengan alat analitik yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan efficiency operasional, membuat keputusan yang baik dan mengarahkan bisnis mereka, serta prospec ke peluang bisnis yang sudah ada namun terabaikan sebelumnya. Prosedur integrasi yang matang juga akan menjamin data dikelola secara maksimal dan optimal, memperoleh competitive advantage yang berarti bagi bisnis pada pasar yang kompetitif ini.